Selbst-Check-in im Hotel – ist das eine sichere Lösung?

Smartphones und digitale Technologien sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Auch Hotels und Apartmenthäuser reagieren auf diese Entwicklung und setzen zunehmend auf moderne Lösungen für ihre Gäste. Eine davon ist der Self-Check-in. Doch wie sinnvoll ist die selbstständige Anreise wirklich?

Flexible Flug- und Bahnverbindungen führen dazu, dass Gäste zu den unterschiedlichsten Tages- und Nachtzeiten anreisen. Ein automatischer Check-in ermöglicht den Zugang zum Hotel rund um die Uhr – unabhängig von den Öffnungszeiten der Rezeption.

Wie können Hotels ihre Abläufe optimieren und gleichzeitig den Komfort ihrer Gäste verbessern?

Self-Check-in – die gängigsten Lösungen

Immer mehr Hotels, Apartmenthäuser und Ferienunterkünfte bieten ihren Gästen die Möglichkeit, selbstständig ein- und auszuchecken. Dabei kommen unterschiedliche Lösungen zum Einsatz.

1. Schlüssel unter der Fußmatte

Diese Methode ist zwar einfach, bietet jedoch kaum Sicherheit. Zwar erhält der Gast sofort Zugang zum Apartment, gleichzeitig besteht jedoch jederzeit das Risiko, dass der Schlüssel entwendet oder unbemerkt kopiert wird.

Sowohl Betreiber als auch Gäste können sich bei dieser Lösung kaum vollständig sicher fühlen.

2. Schlüsseltresore

Schlüsseltresore gehören zu den am häufigsten eingesetzten Lösungen für den kontaktlosen Check-in.

Sie bieten mehr Sicherheit als ein frei zugänglicher Schlüssel, dennoch bleiben einige Nachteile bestehen. Häufig werden dieselben Codes über längere Zeit verwendet, sodass ehemalige Gäste oder andere Personen unter Umständen erneut Zugang zum Schlüssel erhalten könnten.

Auch hier bleibt das Risiko bestehen, dass physische Schlüssel verloren gehen oder kopiert werden.

3. Elektronische Schlösser mit manueller Verwaltung

Elektronische Türschlösser bieten bereits ein deutlich höheres Sicherheitsniveau. Allerdings besitzen einfache Systeme häufig Einschränkungen:

• begrenzte Qualität der Hardware,
• lange und schwer merkbare Zugangscodes,
• keine Fernverwaltung der Zugangscodes,
• keine Möglichkeit, Zugänge sofort zu sperren,
• keine Protokollierung der Zutritte,
• keine flexible Verlängerung oder Verkürzung der Zugangsberechtigungen.

Alle genannten Lösungen erfüllen ihren Zweck grundsätzlich, stoßen jedoch insbesondere in Hotels oder größeren Apartmentanlagen schnell an ihre Grenzen.

Automatisierter Check-in mit elektronischen Türschlössern

Moderne cloudbasierte Schließsysteme ermöglichen die vollständige Verwaltung aller Zutrittsberechtigungen über das Internet.

Für jeden Aufenthalt wird automatisch ein individueller Zugangscode erzeugt, der nach der Abreise des Gastes automatisch seine Gültigkeit verliert.

Hotelmitarbeitende oder Betreiber können jederzeit:

• Zugangscodes erstellen,
• Berechtigungen verlängern oder verkürzen,
• Zugänge sperren,
• Zutrittsprotokolle einsehen.

Viele Systeme setzen dabei auf Smartphone-Apps als digitalen Schlüssel. Für Gäste bedeutet dies jedoch häufig zusätzlichen Aufwand, da zunächst eine App installiert werden muss.

Andere Lösungen arbeiten mit langen Einmalcodes, die per E-Mail verschickt werden und nur schwer zu merken sind.

Moderne Systeme wie SetPin verfolgen einen anderen Ansatz. Gäste erhalten automatisch einen leicht merkbaren vierstelligen Code per SMS und E-Mail. Eine zusätzliche App oder spezielle Hardware ist nicht erforderlich.

Automatischer Check-out

Auch beim Auschecken bieten elektronische Türschlösser deutliche Vorteile.

Der persönliche Zugangscode wird nach Ablauf der Buchung automatisch deaktiviert.

Ein erneuter Zutritt mit demselben Code ist anschließend nicht mehr möglich. Für jeden neuen Aufenthalt generiert das System automatisch einen neuen PIN.

Damit entfällt das Risiko, das bei Schlüsseltresoren oder klassischen Schlüsseln besteht. Gleichzeitig entstehen keine Kosten durch verlorene oder nicht zurückgegebene Schlüssel.

Besserer Gästeservice trotz Self-Check-in

Viele Hotelbetreiber befürchten, dass durch den automatisierten Check-in der persönliche Kontakt zum Gast verloren geht.

In der Praxis zeigt sich jedoch häufig das Gegenteil.

Viele Reisende kommen nach einer langen Anreise erschöpft im Hotel an und möchten möglichst schnell ihr Zimmer beziehen. Das Ausfüllen von Formularen oder längere Gespräche an der Rezeption gehören dabei meist nicht zu ihren Prioritäten.

Self-Check-in bedeutet nicht den Verzicht auf Gastfreundschaft.

Gäste können jederzeit Unterstützung erhalten – allerdings genau dann, wenn sie diese tatsächlich benötigen.

Gerade Geschäftsreisende oder Vielreisende schätzen es besonders, die Rezeption überspringen und ohne Wartezeit direkt auf ihr Zimmer gehen zu können.

Zusätzliche Vorteile sind:

• keine Warteschlangen,
• keine Sprachbarrieren beim Check-in,
• mehr Flexibilität bei der Anreise,
• größere Unabhängigkeit für den Gast.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Ein automatisierter Check-in bedeutet keineswegs weniger Service.

Im Gegenteil: Da administrative Aufgaben automatisiert werden, bleibt dem Hotelpersonal deutlich mehr Zeit für persönliche Betreuung und individuelle Wünsche der Gäste.

Statt Schlüssel auszugeben oder Formulare zu bearbeiten, können Mitarbeitende:

• persönliche Empfehlungen geben,
• Fragen beantworten,
• lokale Sehenswürdigkeiten empfehlen,
• bei Problemen schnell unterstützen.

Gleichzeitig sinken die Personalkosten, da insbesondere eine dauerhaft besetzte Rezeption nicht mehr zwingend erforderlich ist.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass lange Warteschlangen beim Check-in vollständig vermieden werden.

Self-Check-in als Antwort auf die Erwartungen moderner Reisender

Mit der Digitalisierung verändern sich auch die Erwartungen von Hotelgästen. Moderne Reisende wünschen sich Flexibilität, Komfort und möglichst wenig organisatorischen Aufwand.

Für viele Gäste gehört der klassische Check-in mit Formularen und Wartezeiten längst zu den unangenehmsten Bestandteilen einer Reise.

Die Möglichkeit, jederzeit selbstständig einzuchecken, erhöht die Freiheit der Gäste und verbessert das gesamte Reiseerlebnis.

So wie Online-Check-ins an Flughäfen oder digitale Fahrkarten heute selbstverständlich sind, entwickelt sich auch der automatisierte Hotel-Check-in zunehmend zum neuen Standard moderner Beherbergungsbetriebe.