Logistik in einer automatisierten Anlage oder wie man Gäste vom Eingang bis zur Wohnung leitet

Die fortschreitende Digitalisierung und die steigenden Erwartungen der Gäste setzen Hotelbetreiber zunehmend unter Druck, moderne Lösungen einzuführen. Doch wie gestaltet man die Orientierung in einem automatisierten Hotel so, dass sich Gäste vom ersten Moment an sicher und wohlfühlen?

In einem früheren Beitrag haben wir erläutert, wie automatische Benachrichtigungen Gästen bereits vor der Anreise hilfreiche Informationen liefern können. In diesem Artikel konzentrieren wir uns darauf, wie Gäste nach ihrer Ankunft intuitiv durch das Gebäude geführt werden können.

Nachfolgend finden Sie praktische Tipps, die den Aufenthalt in einem automatisierten Hotel komfortabler gestalten und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand reduzieren.

1. Klare Kennzeichnung des Gebäudes

Der erste Eindruck entsteht bereits vor dem Betreten des Gebäudes. Deshalb sollte der Eingang eindeutig gekennzeichnet sein, damit Gäste das Hotel oder Apartment problemlos finden können. Eine gut sichtbare Beschilderung mit dem Namen der Unterkunft am Eingang oder neben der Gegensprechanlage erleichtert die Orientierung erheblich.

Verfügt jede Unterkunft über einen separaten Außeneingang, sollte dies ebenfalls deutlich ausgeschildert werden.

2. Anleitung für die Gegensprechanlage 🔔

Digitale Gegensprechanlagen sind nicht für jeden Gast selbstverständlich. Viele wissen beispielsweise nicht, wann die Stern- oder Schlüsseltaste verwendet werden muss.

Damit der Self-Check-in reibungslos funktioniert, empfiehlt es sich, bereits vor der Anreise eine kurze Bedienungsanleitung per SMS und E-Mail zu versenden.

3. Orientierung innerhalb des Gebäudes

Ebenso wichtig wie die Außenbeschilderung ist eine durchdachte Orientierung im Gebäude. Gäste sollten ihr Zimmer oder Apartment problemlos finden können, ohne nachfragen zu müssen.

Eine klare Kennzeichnung der Etagen sowie gut sichtbare Zimmernummern tragen wesentlich zu einer angenehmen Anreise bei. Idealerweise erhält der Gast bereits vor der Ankunft Informationen darüber, auf welcher Etage sich seine Unterkunft befindet.

4. Informationen für Gäste ohne Reservierung

Auch spontane Gäste sollten berücksichtigt werden. Empfehlenswert ist ein gut sichtbarer Hinweis am Eingang mit Informationen zur Online-Buchung.

Zusätzlich können Hinweise zu automatischen Zahlungen, dem digitalen Check-in sowie der Nutzung elektronischer Türschlösser bereitgestellt werden.

Je mehr Informationen vor Ort verfügbar sind, desto weniger Rückfragen entstehen und desto geringer ist der Verwaltungsaufwand.

5. Nützliche Informationen im Apartment

Moderne Reisende erwarten heute weit mehr als nur eine Übernachtungsmöglichkeit. Eine gut vorbereitete Informationsmappe oder ein übersichtlicher Aushang beantwortet viele Fragen bereits im Voraus.

Bewährt hat sich die Regel: Beantworten Sie die Fragen Ihrer Gäste, bevor sie gestellt werden. Das spart Zeit – sowohl für Gäste als auch für Betreiber.

Zu den wichtigsten Informationen gehören:

• Telefonnummer des Ansprechpartners,
• WLAN-Zugangsdaten,
• Anleitungen für Klimaanlage, Geschirrspüler und weitere Geräte,
• Hinweise zum Verhalten bei Stromausfall oder Heizungsausfall,
• Standort von Hauptwasserhahn und Feuerlöscher,
• Empfehlungen für Restaurants, Supermärkte und öffentliche Verkehrsmittel,
• Informationen zum Check-out.

Diese Informationen sollten gut sichtbar im Apartment platziert werden – beispielsweise an der Innenseite der Eingangstür oder in einer Willkommensmappe.

Fazit

Flexible Anreisezeiten, digitale Technologien und ein unkomplizierter Self-Check-in gehören heute zu den wichtigsten Kriterien bei der Wahl einer Unterkunft.

Neben der Automatisierung von Check-in und Gästekommunikation trägt auch eine durchdachte Wegeführung innerhalb des Gebäudes entscheidend dazu bei, den Aufenthalt angenehm und stressfrei zu gestalten. Klare Beschilderungen, verständliche Informationen und intuitive Abläufe verbessern nicht nur das Gästeerlebnis, sondern reduzieren gleichzeitig den organisatorischen Aufwand für Betreiber.