Gästebenachrichtigungen in einem automatisierten Hotel – wann und worüber sollte man benachrichtigen?

Die Automatisierung von Hotels ist eine Antwort auf die heutigen Gewohnheiten der Reisenden. Smartphones sind zu einem festen Bestandteil des Alltags geworden, und moderne Technologien können den Aufenthalt deutlich komfortabler gestalten – insbesondere durch automatisierte SMS-Benachrichtigungen mit allen wichtigen Informationen zum Aufenthalt. Doch wann und worüber sollte ein Hotel seine Gäste informieren?

Jedes Jahr werden weltweit mehr als 148 Millionen Reisebuchungen online vorgenommen. Die Digitalisierung verändert die Erwartungen der Gäste – Automatisierung bedeutet heute vor allem Komfort und Zeitersparnis.

Welche Informationen sollte ein Hotel seinen Gästen senden?

Betreiber von Hotels und Ferienapartments wissen genau, welche Fragen Gäste am häufigsten stellen. Dieses Wissen lässt sich nutzen, um Reisenden bereits vor ihrer Ankunft hilfreiche Informationen bereitzustellen und ihnen einen angenehmen Aufenthalt zu ermöglichen.

Automatisierte Nachrichten können unter anderem folgende Inhalte enthalten:

Anreiseinformationen

Informationen zur Anfahrt sollten idealerweise am Morgen des Anreisetages verschickt werden. Neben einer Wegbeschreibung sollten Gäste auch Hinweise zu Parkmöglichkeiten erhalten.

Check-in und Check-out

Informationen zum automatischen Check-in – beispielsweise mithilfe elektronischer Türschlösser – sollten am Nachmittag des Vortages versendet werden. Gleichzeitig können darin die Check-in- und Check-out-Zeiten sowie weitere Hinweise zum Aufenthalt enthalten sein.

Frühstücksinformationen

Bietet das Hotel Frühstück an oder befinden sich empfehlenswerte Frühstückslokale in der Nähe, sollten Gäste diese Informationen am Tag ihrer Anreise erhalten.

Bitte um eine Bewertung

Um möglichst viele Bewertungen zu erhalten, empfiehlt es sich, innerhalb von drei Tagen nach der Abreise freundlich um eine Rezension zu bitten.

Weitere nützliche Informationen

Je nach Art des Hotels oder Apartments können Nachrichten zusätzlich Folgendes enthalten:

• Information, dass das Zimmer bereits bezugsfertig ist
• WLAN-Zugangsdaten
• Empfehlungen für Restaurants und Sehenswürdigkeiten
• Praktische Hinweise zur Umgebung

Ebenso wichtig wie der Inhalt ist der Ton der Nachricht. SMS sollten kurz, freundlich und persönlich formuliert sein, damit sich Gäste bereits vor ihrer Anreise gut betreut fühlen.

Kurze und wirkungsvolle SMS-Nachrichten für Hotelgäste

Auch der Kommunikationskanal beeinflusst das Gästeerlebnis erheblich.

Viele Hotels versenden Reservierungsbestätigungen und Aufenthaltsinformationen ausschließlich per E-Mail. Dieses Verfahren ist jedoch nicht immer optimal.

E-Mails können im Spam-Ordner landen oder erst gelesen werden, wenn die enthaltenen Informationen bereits veraltet sind. Außerdem prüfen viele Reisende unterwegs ihre E-Mails nur selten oder haben keine E-Mail-App auf ihrem Smartphone eingerichtet.

SMS bieten einen direkten und zuverlässigen Kommunikationsweg. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit deutlich, dass Gäste die Informationen rechtzeitig erhalten und die Hinweise für ihren Aufenthalt tatsächlich lesen.

Automatisierte Hotels erfüllen die Erwartungen moderner Gäste

Manche Reisende stehen vollständig automatisierten Hotels zunächst noch skeptisch gegenüber. Häufig besteht die Sorge, dass persönliche Betreuung vollständig durch Technik ersetzt wird.

Gut geplante SMS-Kommunikation schafft jedoch Vertrauen und vermittelt den Gästen das Gefühl, jederzeit gut informiert und begleitet zu sein.

Gleichzeitig gewinnen Mitarbeitende an der Rezeption wertvolle Zeit, da sie sich stärker auf individuelle Anliegen konzentrieren können, anstatt immer wieder dieselben organisatorischen Fragen zu beantworten.

Dass Gäste automatisierte Services zunehmend schätzen, bestätigt auch eine Studie des The Center for Hospitality Research der Cornell University. Zu den am häufigsten gewünschten Funktionen gehörten unter anderem Benachrichtigungen zum Check-in und Check-out sowie die Möglichkeit, Zimmer-Upgrades digital zu verwalten.

Self-Service bedeutet vor allem mehr Komfort. Gäste können jederzeit sicher einchecken und ihren Aufenthalt flexibel gestalten. Durch die alltägliche Nutzung digitaler Selbstbedienungslösungen – etwa beim Online-Banking oder beim Check-in am Flughafen – erwarten viele Reisende heute einen vergleichbaren Komfort auch im Hotel.

Möchten Sie die Kommunikation mit Ihren Gästen verbessern, wissen aber nicht, wo Sie beginnen sollen? Kontaktieren Sie das SetPin-Team. Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung Ihres Buchungssystems und automatisieren die gesamte Kommunikation mit Ihren Gästen.